Управління часом або як навчитись все встигати

Тайм менеджмент – що робити коли нічого не встигаю?

Що робити коли час так стрімко спливає, а Ви не встигаєте взагалі нічого виконати з необхідних справ? Давайте з’ясуємо основні причини госторої нехватки часу, яку виникає у більшості людей. Перерахуємо їх:

перша та найчастіша проблема як то воно банально не звучало – це лінь. Причому лінь у самих різних виглядах, а вона дуже вміє маскуватися). Дуже часто приходилося спостергати за дуже завуальованими проявами цієї самої ліні. Наприклад, замість кокрентної поставленої задачі людина може займатись чим завгодно окрім необхідних справ – проглядати нібито й тематичні ресурси за своїим фохом, мовляв і це теж необхідно! Часто людина здатся без необхідності взятии одночасно на виконання декілька справ підсвідомо відмовляючись від того щоб серйозно працювати над актульною, якою так не хочеться займатися. Дуже часто працівники пересиджують свій робочий час, але це часто є аргументом для доказів самому собі – зробив все для справи. Звичайно з таким підходом ніколи не вистачатиме часу, а справи тягнутимуться протягом довгого періоду, такі собі нескінченні справи.
друга причина – непотрібні звички. Звички як такі бувають корисні, малокорисні, безкорисні та шкідливі! Кожен може проглянути всі свої дії під час робочого дня та надати оцінку своїм діям, що мають певнц систематичність. Кожен має вирішувати наскільки та чи інша звичка, ті дії, що повтрюються дуже часто слугують для розвитку чи напваки, є певною необхіднісю або ж просто забашганкоюю. Напркилад, комп’ютерні ігри, надмірна потреба у каві не сприяють у професійному зростанні окрім тих випадків якщо Ви не QA Engineer і не тестуєте веб застосунк та таке подібне
третя причина – робоче місце не сприяє продуктівній роботі. Працюючи у незручних умовах завжди хочеться відволіктися на каву або ті ж комп’ютерні ігри. Окрім всьго незручні місце рботи також може впливати на Ваше самопочуття та стан здров’я загалом.
Четверта причина – безпорядок на робочому місці. Доводилося бачити у деяких організаціях службовці мають постановлення (хоча і усне) як організовувати робоче місце. Коли певну посаду обіймають декілька людей та мають графік змінної роботи, то важливо щоб всі папери на столі, канцелярські приналженості , а тим більше всі документи на робочому комп’ютері завжди були на одному й тому самому місці. Якщо Ви подібним чином організуєте власне робоче місуе, то у Вас вивільниться певний об’єм часу.

Всі ці причини можна узагальнити однією великою причини нестачі часу на власні справи – організація свого часу чи правильніше невміння організувати власний час.

Тайм менеджмент це технологія управління часом

Звісно, питання раціонального використання часу не є новим. Багато поглядів та підходів щодо огрганізаціїї часу сформувались у вигляді певної технології, яка сьогодні носить назву тайм менеджмент (від англійського time management) – загальна назва сукупності підходів та методик з ефективного управління часом. Сьогодні це розвинута технолгія, що пердбачає поетапне навчання з ціллю опанування її принципам. Воно й не дивно – управління часом для сучасної людини – надважливе питання у справах особистої ефективності та продуктивності. Шалений ритм життя, особливо у великих містах, великий потік інформації ускладнюють досягнення поставлених нами цілей, породжуючи багато відкритих питань: як все встигати, як правильно керувати своїм часом. На ці питання покликаний відповідати тайм менеджмент.

Принципи тайм менеджменту

Тайм менеджмент має широкий спектр видів діяльності. Ось деякі з них:

постановка цілей
планування і розподіл часу
делегування задач
аналіз витрат часу
фіксація часу
побудова пріоритетів
складання списків справ

та багато іншого.

Управління часом має свою структуру, що складається з декількох важливих процесів

Аналіз
Розробка і складання стратегій
Постановка цілей
Планерування і пріорітізация
Реалізація процесу
Контроль досягнення цілей

Слід зауважити, що управління ресурсом часу дозволяє ефективно використовувати не тільки робочий час, а також вільний час, який Ви використовуєте для відпочинку. Вдало спланувавши час у повсякденному житті, можна набагато ефективніше організовувати свій побут, планувати вихідні, влаштовувати різні заходи, тощо.

Основа тайм менеджменту

Основна ідея тайму-менеджменту полягає в тому, що с самого початку людині необхідно осмислити та вирішити, чого вона бажає і навіщо це їй треба, а вже потім думати, як цього досягти.

Планування часу – як правильно керувати часом

Тайм менеджмент надає нам через свої принципи можливість ефективно використовувати власний час.

Через брак часу ми не встигаємо все зробити хоча всі розуміємо, що потрібно певним часом реорганізувати свою діяльність. І це зовсім не складно – необхідно створити власний план дій виконувати його.

Для оптимального планування часу необхідно:

визначити всі завдання
розставити їх у порядку пріоритетності
розрахувати, скільки часу необхідно на кожен етап

Планування передбачає такий об’єм роботи, який Ви реально встигнете зробити.

Як результат – підвищення продуктивності та виконання важливих справ.

Важливо аналізувати проведений день. Записуйте, чим Ви займаєтеся, і скільки часу на це витрачено. Звісно, це не дуже цікаве заняття, проте воно допоможе Вам зрозуміти, куди витрачається Ваш дорогоцінний час.

Для ефективного планування часу почніть планувати свої справи з встановлення пріоритетів. Один з кращих способів організувати свій час – скласти з вечора список справ, який Вам необхідно зробити на завтра. Потім розподіляйте справи за мірою важливості. Наприклад, помітьте буквою А найважливіші справи, Б – середньої важливості, В – справи, які можна відкласти на деякий час. Для кожної справи вкажіть приблизний термін виконання.

Коли завдання виконане, поставте напроти нього великий жирний плюс. Це прекрасна мотивація працювати далі! В кінці дня порахуйте плюси. Якщо щось не встигли виконати – зробіть аналіз та спробуйте зрозуміти причину невдачі – можливо сплановано неправильно, а може виконання теба було краще реалізовувати.

Програмні застосунки для тайм менеджменту

Для ефективної організації Ваших справ можуть стати в нагоді програмні застосунки, які Ви можете використовувати як персональних комп’ютерах так і на мобільних пристороях.

Onenote

Це сервіс від Microsoft, в якому кожну замітку можна позначати тематичним тегом, наприклад: подзвонити, обговорити з начальством, запам’ятати для статті, і так далі.

Робочим простором Onenote є порожній аркуш, в будь-якому місці якого можна робити текстові і рукописні замітки, малюнки, а також записувати голосові коментарі. Також інформацію в Onenote можна перетягувати мишею з вікна браузера. Сторінки об’єднуються в розділи, а розділи об’єднуються у записники. Зроблені записи можна відправляти по електронній пошті як у форматі HTML, так і у вигляді вкладеного файлу Onenote.

Офіційний сайт: https://www.onenote.com/

Any.DO

Цей сервіс один з найпопулярніших планувальників. Окрім того, що в нім дуже зручно складати списки справ, але і сортувати їх по теках, встановлювати початок робочого тижня. Any.DO синхронізується з вашою поштою, і дозволяє робити з листів завдання. Серед функцій також можливість робити замітки і нагадування.

Програма доступна як у вигляді мобільного застосування для iOS і Android, так і розширення браузера Chrome, а також версії для ПК.

Офіційний сайт: http://www.any.do

Rescuetime

Rescuetime — це тайм-трекер, який записує, як і де ви проводите час в Інтернеті.

Додаток аналізує все, що Ви робите протягом дня — від використовуваних вами програмних застосункыв до кількості часу, який Ви проводите на Ваших улюблених веб-сайтах. Якщо ви хочете захистити себе від повсякденних відволікаючих чинників і виконувати свою роботу швидше, Rescuetime дозволить вам визначити, які саме моделі поведінки віддаляють вас від продуктивнішого життя.

Щоб допомогти вам зосередитися на досягненні ваших цілей, Rescuetime може навіть тимчасово заблокувати ресурси, на яких ви вважаєте за краще проводити час, відкладаючи роботу «на потім».

Rescuetime доступний для iOS і Android; OS X, Windows і Linux.

Офіційний сайт: www.rescuetime.com

Wunderlist

Wunderlist — це додаток, призначений для створення спільних списків справ, завдяки яким ви можете точніше координувати свої дії з колегами, друзями і родичами.

Wunderlist дозволяє вам відстежувати, завершувати цілі і ділитися ними одним натисненням кнопки. Ви також зможете призначати завдання, додавати коментарі, встановлювати терміни виконання і нагадування для вашої команди.

Wunderlist доступний для Android, ios і Windows Phone; OS X і Windows; і Google Chrome.

Офіційний сайт: www.wunderlist.com

Trello

Trello — це гнучке веб-сервер-застосування для управління проектами, завдяки якому ви зможете з легкістю сортувати ваші завдання і взаємодіяти з іншими членами команди.

Додаток відображує Ваші проекти у вигляді списків, прикріплених до електронної дошки оголошень. Кожен список складається з окремих карт, які можуть представляти завдання, ідеї, цілі і багато що інше. Учасники команди можуть додавати коментарі, вкладення, чек-листи і призначені для користувача замітки до карт, розмістивши всю цю інформацію на одній сторінці.

Чим би ви не планували зайнятися — відстежуванням прогресу крупних проектів або ж організацією сеансу «мозкового штурму» — Trello можна адаптувати під будь-які потреби ваших співробітників.

Офіційний сайт: https://trello.com

Pocket

Pocket — це додаток для створення закладок, який дозволяє вам зберігати статті, щоб прочитати їх пізніше.

Завдяки Pocket ви можете зберігати публікації, що сподобались Вам і відкладати їх на майбутнє, не відриваючись від виконання пріоритетніших завдань.

Pocket сумісний з iOS і Android.

Офіційний сайт: https://getpocket.com

Workflow

Workflow — це застосована програма, що легко налаштовується, дозволяє скоротит ваші часові витрати на виконання складних щоденних завдань.

За допомогою Workflow ви можете створити унікальні ярлики на «робочому столі» вашого телефону або на планшеті, які виконують серії завдань одним кліком. В залежності від Ваших завдань чи то автоматичне «підтягування» маршруту до місця вашої наступнє з’явиться можливість розробляти свої власні застосування, які відповідатимуть за будь-які необхідні функції.

Workflow має більше 200 дій і інтеграцій з такими сервісами, як Facebook, Uber і Youtube. Цей тайм-менеджер доступний на iOS.

Офіційний сайт: https://workflow.is

Книги з тайм менеджменту

Навчальні програми та тренінги з тайм менеджменту

Зазвичай навчальні програми мають певну періодичність та відбуваються в конкретний запланований термін тому, якщо Ви бажаєте потрапити на таке навчання слідкуйте за подіями Вашого міста (форуми, спеціалізовані сервіси об’яв).

Ви також можете скористатися матеріали тренінгів, що надаються їх авторами у записі.

Software Engineer